Hoe stel je een automatisch antwoord in voor een gedeeld postvak in Outlook?

Het instellen van een automatisch antwoord voor een gedeeld postvak (shared mailbox) in Outlook kan handig zijn om collega's of externe contacten op de hoogte te stellen van je afwezigheid. Volg deze eenvoudige stappen om het in te stellen:

Voordat je begint

Als je doorgaans alleen gebruik maakt van webmail en geen Outlook-software, start dan direct bij stap 3.

Stappenplan voor het instellen van een automatisch antwoord

1. Open Outlook
   Start de Outlook-applicatie en klik linksboven in de menubalk op Bestand.
2. Ga naar de webmailpagina
   Klik op de link die verschijnt onder de tekst Toegang tot uw account op internet. Hiermee wordt je webmailpagina geopend.
3. Log in op de webmailpagina
   Eenmaal ingelogd, klik je rechtsboven op het profielicoon. Dit kan een profielfoto zijn of, als er geen foto is ingesteld, je initialen.
4. Open een ander postvak
   Selecteer de optie Ander postvak openen. Voer vervolgens de naam of een deel van de naam van het gedeelde postvak in het zoekvenster in.
5. Selecteer en open het postvak
   Kies de gewenste mailbox uit de lijst en klik op Openen. Het gedeelde postvak wordt nu geladen.
6. Open de instellingen
   Klik rechtsboven op het tandwielicoon (Instellingen) en scrol naar beneden. Kies daar voor Alle Outlook-instellingen weergeven.
7. Ga naar Automatische antwoorden
   In het instellingenvenster selecteer je eerst E-mail en daarna Automatische antwoorden.
8. Schakel automatische antwoorden in
   Vink de optie Automatische antwoorden inschakelen aan. Indien nodig, kun je een datumbereik instellen waarin de automatische antwoorden actief zijn.

Let op: Als deze optie niet beschikbaar is, kun je in plaats daarvan regels en waarschuwingen instellen om een afwezigheidsbericht te configureren.

9. Stel je berichten op
   • In het veld voor interne communicatie kun je het bericht schrijven dat collega's of teamgenoten ontvangen.
   • Voor externe contacten kun je een apart bericht schrijven in het veld voor externe communicatie.

Tip: Als je niet wilt dat automatische antwoorden worden verzonden naar nieuwsbrieven of ongewenste e-mails, selecteer dan de optie Alleen antwoorden verzenden naar contactpersonen.

10. Opslaan en activeren
    Klik op Opslaan om je instellingen te bevestigen. De automatische antwoorden zijn nu actief voor het gedeelde postvak.

Met dit stappenplan kun je eenvoudig automatische antwoorden instellen, zodat je mailbox professioneel en georganiseerd blijft, zelfs als je niet beschikbaar bent.